At flytte til Clubroom betyder ikke, at alle medlemmer skal melde sig ind igen. I flytter listen over, og hvert medlem får én mail med deres egne links. De skal ikke oprette en konto eller vælge en adgangskode.
Planen
- Aftenen, omkring en time: trin 1 til 5.
- En uge senere, ti minutter: trin 6.
- Indtil CFR er indberettet: trin 7. CFR-perioden slutter 31. januar.
1. Sæt betalingen op
Gør det først, så velkomstmailen kan fortælle medlemmerne, hvordan de betaler.
- Tilføj de måder, I tager imod penge på, under Indstillinger › Betalinger › Betalingsmåder: MobilePay, bankoverførsel, kontanter eller onlinebetaling.
- Beslut jeres medlemstyper og deres priser. Opret dem under Medlemskaber med Ny type, eller lad importen oprette dem, der står i filen, undervejs (trin 3). Se Opkræv kontingent.
- Tjek planen for Påmindelser om fornyelse under Indstillinger › Klub. Medlemmer, I importerer, får først påmindelser, når I har sendt dem deres velkomst. Se Fornyelser og påmindelser.
2. Eksportér fra det gamle system
Eksportér medlemslisten som CSV eller Excel. De fleste systemer kalder det eksport til Excel. Tag en kolonne med betalt til-dato eller betalt ja/nej med, hvis det gamle system har en: så står medlemmer, der allerede har betalt for sæsonen, som betalt og bliver ikke bedt om at betale igen.
3. Importér listen
- Gå til Medlemmer, åbn Mere, vælg Importer, og træk filen ind.
- Tjek kolonnerne og rækkerne. Jeres egne kolonner, fx trøjestørrelse, går i felter: jeres egne eller nye, som importen opretter. Medlemmer, der er meldt ud, kommer ikke med, medmindre I slår Importér dem også til.
- Importér. Der går hverken velkomst eller påmindelser ud endnu.
Hvert trin er beskrevet i Importér jeres medlemmer fra et andet system.
4. Tjek, før nogen hører fra jer
- Læs oversigten over importknappen, Hvis du sender en velkomst: hvem der bliver bedt om at betale, hvem der har betalt, hvem der er udeladt, og hvad I bør rette først, fx at der ikke er nogen betalingsmåde endnu.
- Åbn Medlemmer, så Mere › CFR-tal, og tjek årets tal. Står nogen under Ukendt, mangler de fødselsdato eller køn. Se Indberet jeres medlemstal til CFR.
Er noget galt, så fortryd importen inden for 24 timer, ret filen, og importér igen. Ingen har fået en velkomst, så ingen opdager det.
5. Send en velkomst
Tryk på Send en velkomst til … på skærmen efter importen eller på linjen Seneste import under Medlemmer. Den viser, hvem den sendes til, og hvem der bliver bedt om at betale. Send mig en test sender jer ét medlems velkomst først.
Hvert medlem får én velkomstmail fra klubben, der fortæller, at klubben nu har sin medlemsliste i Clubroom, med:
- Vis dit medlemskort: deres kort med en QR-kode, de kan vise i døren.
- Opdater dine oplysninger: så de selv kan rette navn eller telefon.
- En knap til at betale, hvis de mangler at betale for sæsonen. Den åbner deres egen side til fornyelse med jeres betalingsmåder og beløbet.
Medlemmer, der allerede har betalt, får kort og oplysninger, men ingen betalingsknap. Hvert medlem får kun én velkomst. Se Medlemmernes egne links.
Fra nu af går påmindelser ud af sig selv, før hvert betalt medlemskab udløber.
6. En uge senere: ryk dem, der ikke har betalt
Påmindelser går kun til medlemmer, hvis betalte medlemskab snart udløber. Medlemmer, der aldrig har betalt, eller hvis medlemskab udløb et godt stykke før importen, får ingen. Dem rykker I selv:
- Alle, der ikke har betalt: gå til Betalinger, og klik på Send rykker. Hver får deres eget link til at betale. Har nogen fået et inden for de sidste 7 dage, springes de over.
- Nogle få: sæt flueben ud for dem under Medlemmer, og vælg Send fornyelseslink under Mere.
Onlinebetalinger registreres af sig selv. Bankoverførsler registrerer I i hånden eller ved at afstemme et kontoudtog.
7. Behold det gamle system, til CFR er indberettet
Slet ikke noget i det gamle system endnu. Hold op med at bruge det, men behold det til opslag: betalingshistorikken, og hvem der betalte hvad sidste år, hvis et tal i CFR-optællingen ser forkert ud. Når I har indberettet til CFR, eksporterer I det, I vil gemme, fx betalingshistorikken, gemmer filen sammen med regnskabet og opsiger systemet.
Kan vi flytte igen?
Ja. Under Medlemmer › Mere giver Eksporter jer en CSV med hele listen: medlemsnummer, navn, e-mail, telefon, fødselsdato, køn, medlemstype, status, indmeldt, betalt til, mærker og alle jeres egne felter. Har I afdelinger, kommer der også en kolonne med medlemskab og en med betalt til pr. afdeling. Betalinger eksporteres fra Betalinger. Se Dataanmodninger og eksport.
Spørgsmål til skiftet? Skriv til support@getclubroom.com.