Når medlemmerne betaler med bankoverførsel eller MobilePay til klubbens nummer, lander pengene på klubbens konto, og det kan Clubroom ikke se. Når du afstemmer et kontoudtog, får Clubroom at vide, hvem der har betalt, så du ikke skal krydse medlemmer af ét ad gangen. Opkræv kontingent har den korte udgave; her gennemgår vi hvert trin.
1. Kend referencen
Hvert medlem ser sin egen betalingsreference på fornyelsessiden og i mailen om betaling, under Tekst til modtager / besked. Den ser sådan ud: 1234-2601-5.
- 1234 er medlemsnummeret,
- 2601 er året og måneden, hvor den periode, de betaler for, starter, her januar 2026,
- 5 er et kontrolciffer, så en tastefejl ikke kan pege på et andet medlem.
Skriver medlemmerne referencen som besked, bliver deres linje på kontoudtoget Sikre. Bed dem kopiere den præcist. Uden referencen prøver Clubroom stadig at finde navnet i bankteksten.
2. Hent kontoudtoget i banken
- Åbn klubbens konto og dens posteringer i netbanken.
- Vælg perioden siden sidste afstemning, og eksporter eller hent den som CSV. Excel-filer duer ikke; det skal være CSV.
Filer fra Danske Bank, Nordea, Jyske Bank, Sydbank, Arbejdernes Landsbank og Lunar læses, som de er. Andre banker virker som regel også. En fil må fylde op til 2 MB, og de første 5.000 overførsler læses.
3. Upload, og tjek kolonnerne
- Gå til Betalinger, og klik på Afstem bankoverførsler.
- Klik på Vælg fil under Upload et kontoudtog, eller slip filen på siden. Den læses i din browser, og kun indbetalingerne sendes til Clubroom.
- Tjek kolonnerne. Clubroom gætter, hvad hver kolonne indeholder:
- Dato: bogføringsdatoen.
- Beløb: Én kolonne, hvis ind- og udbetalinger står i samme kolonne, eller Ind og ud, hvis banken har en til hver. Udbetalinger springes over.
- Tekst: bankens tekst eller afsenderen. Står beskeden i en anden kolonne, så klik på Tilføj en tekstkolonne.
- Valuta er valgfri. Kun overførsler i klubbens valuta matches.
- Klik på Find medlemmer.
4. Gå forslagene igennem
Tjek forslagene sætter hver indbetaling i én af fire grupper. Afkrydsede linjer bliver registreret.
- Sikre: linjen har medlemmets reference. De er afkrydset.
- Tjek: bankteksten har et medlems navn. Til medlemmets pris er linjen afkrydset. Til et andet beløb står der Prisen er, og linjen er ikke afkrydset: sæt kryds for at registrere det, de har betalt, eller lad den være.
- Uden match: intet medlem fundet. Klik på Vælg medlem, og søg, eller lad linjen være. Ikke alt på kontoen er kontingent.
- Registreret: står allerede i Clubroom og registreres ikke to gange. Det er sikkert at uploade det samme kontoudtog igen.
Et medlem, der betaler op til 60 dage før sin fornyelsesdato, findes stadig på navn og beløb, og betalingen dækker den næste periode. Et medlem, der allerede har betalt for perioden, bliver ikke foreslået igen.
5. Registrér dem
- Tjek totalen nederst.
- Klik på Registrer 12 betalinger (tallet er jeres).
Hver linje registreres som en bankoverførsel på bankens dato, og medlemmerne står som betalt med det samme. Klik så på Se betalinger, eller på Afstem et nyt kontoudtog, hvis I har flere konti.
6. Registrér én overførsel fra en linje
Til en enkelt overførsel behøver du ikke et helt kontoudtog:
- Gå til Betalinger, og klik på Registrer betaling.
- Indsæt referencen eller hele linjen fra netbanken. Du kan også skrive et medlems navn eller nummer.
- Clubroom finder medlemmet. Passer det sidste ciffer ikke, er der nok en tastefejl: det får du at vide, og du kan søge på navn.
- Tjek oplysningerne, og gem.
7. Giv det videre til bogholderen
Under Betalinger giver Eksporter CSV alle betalinger med dato, medlem, metode og reference. Under Mere giver Eksportér til bogføring en kassekladde, som Dinero og e-conomic kan importere.