Fornyelser og påmindelser

Hvert betalt medlemskab gælder til en bestemt dato. Før den kan Clubroom maile medlemmerne et link til at forny. Efter den kan I se, hvem der ikke har fornyet, og give dem et skub.

1. Vid, hvornår medlemskaberne udløber

Hver medlemstype fornyes på én af tre måder, som I vælger under Medlemskaber:

• Årligt: alles år løber til 31. december, og de fornyer samtidig.
• Løbende: hvert medlems år løber fra den dag, de melder sig ind eller fornyer.
• Sæsoner: alle fornyer, når en ny periode starter, til klubber, der opkræver kontingent pr. sæson eller halvår, fx sommer og vinter.

Ved årlige typer skal den, der melder sig ind i november, ikke betale for et helt år for et par uger. Gå til Indstillinger › Klub, og vælg en måned i Årlige betalinger dækker også næste år fra under Fornyelsesdatoer. Et medlemskab, der starter i den måned eller senere, gælder så til 31. december næste år. Vælg Aldrig for at slå det fra, og klik så på Gem.

Ved typer med sæsoner skal I først sætte jeres kontingentperioder op:

1. Gå til Indstillinger › Kontingentperioder, og klik på Ny kalender.
2. Giv den et Navn, og vælg, hvornår hver periode Starter. Klik på Tilføj en periode for den næste, op til 4 i alt.
3. Holder en periode op, før den næste starter, fx før en sommerpause, så vælg også den dag, den Slutter. Lader I den stå på Til den næste starter, varer perioden, til den næste starter.
4. Klik på Tilføj kalender.

Den første kalender er klubbens standard. Har I afdelinger, kan hver afdeling og hver type vælge sin egen. Se Afdelinger og kontingentperioder.

En betaling gælder så, til perioden slutter, eller til dagen før næste periode starter, hvis den ikke har en slutdato. Medlemmer, der har betalt til en periodes slutning, tæller stadig som betalt i pausen, og deres påmindelser tæller ned til den dag, næste periode starter. En betaling i pausen køber den næste periode. En betaling sent i en periode køber kun de uger, der er tilbage, til fuld sæsonpris, så det betaler sig at minde medlemmerne om at forny, før hver periode starter. En kalender kan ikke arkiveres, så længe en afdeling eller medlemstype bruger den.

2. Forstå statusserne

Under Medlemmer har hvert medlem en status:

• Ny: har betalt og meldte sig ind inden for de sidste 30 dage.
• Aktiv: har betalt.
• Udløber snart: har betalt, men medlemskabet udløber inden for 30 dage.
• Udløbet: slutdatoen er passeret, og de har ikke fornyet.
• Afventer betaling: står på listen, men intet er betalt endnu. Et nyt medlem, der valgte bankoverførsel, står her, indtil I registrerer pengene.

Filtrer listen med Betalt, Udløber snart, Udløbet, Afventer eller Ikke betalt for at se hver gruppe. Et medlem med flere medlemskaber har betalt, så længe ét af dem er betalt, og står under en fane, når bare ét af deres medlemskaber har den status.

3. Lad Clubroom påminde dem

Påmindelser virker med alle betalingsmåder. Knappen i mailen åbner medlemmets side til fornyelse, som viser jeres betalingsmåder: online, bankoverførsel, MobilePay eller kontanter. Tilføj dem under Indstillinger › Betalinger først.

1. Gå til Indstillinger › Klub, og find Påmindelser om fornyelse under E-mails til medlemmer.
2. Vælg en plan: Standard (30 dage før, 7 dage før og på dagen), Grundig (30, 14 og 7 dage før, på dagen og 7 dage efter) eller Ingen. Hvert kort fortæller, hvad medlemmerne får.
3. Eller vælg Egen plan for at sætte jeres egne dage: tilføj en dag før eller efter, ret den med plus og minus eller ved at skrive, og slå Mail på udløbsdagen til. I kan have op til fire før udløb, højst 90 dage før, og op til tre efter (for eksempel 3, 14 og 30 dage efter, for at følge op på dem, der ikke har betalt), højst 60 dage efter. Hver sendes kun én gang, og de stopper, så snart medlemmet har fornyet.
4. Klik på Gem påmindelser.

Hver påmindelse fortæller, hvilket medlemskab der udløber og hvornår, og hvad det koster, og har en Forny medlemskab-knap. Et medlem med flere medlemskaber får påmindelser for hvert af dem for sig. Linket er medlemmets eget og virker i 60 dage. Er medlemskabet gratis, eller har klubben ingen betalingsmåde sat op, beder påmindelsen dem i stedet kontakte klubben.

4. Hvem får en

En påmindelse går til medlemmer, hvis medlemskab er ved at udløbe, og som:

1. ikke allerede har fornyet, uanset betalingsmåde,
2. har en e-mailadresse, der virker. En adresse, der er kommet retur, får ikke mails, før den bliver ændret.
3. har fået deres velkomstmail, hvis de kom ind via en import. Importen henter kun listen ind; ingen hører noget, før I sender velkomsten.

Medlemmer, der har sagt nej til klubnyheder, får stadig påmindelser og kvitteringer, fordi de handler om deres medlemskab. Ændrer I planen midt i sæsonen, får ingen den samme påmindelse to gange.

5. Ryk resten selv

Til medlemmer, der ikke har reageret på påmindelserne:

1. Gå til Betalinger, og klik på Send rykker. Alle, der ikke har betalt, får et link til at forny. Se Opkræv kontingent for detaljerne.
2. Til nogle få sætter du flueben ud for dem under Medlemmer og vælger Send fornyelseslink under Mere.
3. Til én person åbner du medlemmet og vælger Kopier fornyelseslink under Mere. Send det som sms, eller som I plejer at nå hinanden.

6. Når de fornyer

Betaler de online, registreres fornyelsen af sig selv, og medlemmet får en kvittering. Betaler de manuelt, registrerer du den i hånden eller ved at afstemme et kontoudtog. Uanset hvad skifter deres status til Aktiv, og der sendes ikke flere påmindelser for den periode.

7. Når et medlem vokser ud af sin type

Har en medlemstype en aldersgrænse og en type at skifte til (fx Junior til og med 17, der skifter til Voksen), skifter medlemmerne ved næste fornyelse. Indtil da kan du se, hvem der er vokset ud:

• Under Medlemmer klikker du på Vokset ud. Listen viser alle, hvis alder ligger uden for typens grænser. Hver er markeret Skifter til Voksen (fornyelsen flytter dem) eller Passer ikke længere (der er ingen type at flytte dem til).
• På Overblik tæller Kræver din opmærksomhed dem, der ikke har nogen type at skifte til. Klik for at åbne listen.

Et medlem, der ikke kan skifte, hjælper du ved at vælge en type at skifte til under medlemstypens indstillinger, eller ved selv at ændre medlemmets type. Medlemmer uden fødselsdato bliver aldrig markeret.