Databehandleraftale

i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning (EU) 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) mellem

• Den dataansvarlige: den klub (forening), der har oprettet et klubrum i Clubroom, og hvis administrator har accepteret denne aftale på klubbens vegne, og
• Databehandleren: Mike Hagen Eggertsen, privatperson uden CVR-nummer, Peder Hjorts Vej 7, 2500 Valby, Danmark („Clubroom“).

1. Præambel

1. Aftalen fastsætter parternes rettigheder og forpligtelser, når Clubroom behandler personoplysninger på vegne af klubben.
2. Aftalen er udformet med henblik på at overholde artikel 28, stk. 3, i databeskyttelsesforordningen.
3. Behandlingen sker som led i levering af Clubroom, et system til medlemsadministration, kontingent, kommunikation og begivenheder, jf. servicevilkårene.
4. Aftalen har forrang for tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.
5. Aftalen har fire bilag. Bilag A beskriver behandlingen, bilag B underdatabehandlerne, bilag C klubbens instruks og sikkerhedsforanstaltningerne og bilag D parternes øvrige aftaler, herunder sletning ved ophør.
6. Aftalen fritager ikke Clubroom for de forpligtelser, der direkte påhviler en databehandler efter databeskyttelsesforordningen.

2. Klubbens rettigheder og forpligtelser

1. Klubben er ansvarlig for, at behandlingen sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven.
2. Klubben har ret og pligt til at træffe beslutninger om formålene med og hjælpemidlerne til behandlingen.
3. Klubben er blandt andet ansvarlig for, at der er et behandlingsgrundlag for de oplysninger, klubben beder Clubroom behandle, og for at oplyse medlemmerne om behandlingen.
4. Klubben registrerer ikke CPR-numre, særlige kategorier af personoplysninger (artikel 9) eller oplysninger om strafbare forhold (artikel 10) i Clubroom, heller ikke i klubbens egne felter.

3. Clubroom handler efter instruks

1. Clubroom behandler kun personoplysninger efter dokumenteret instruks fra klubben, medmindre det kræves efter EU-ret eller dansk ret. Instruksen fremgår af bilag A og C. Klubbens brug af funktionerne i Clubroom er også instruks.
2. Clubroom underretter straks klubben, hvis en instruks efter Clubrooms opfattelse er i strid med databeskyttelsesreglerne.

4. Fortrolighed

1. Kun personer hos Clubroom, der har brug for adgang for at levere tjenesten, har adgang til klubbens oplysninger. De har tavshedspligt.
2. Adgangen gennemgås løbende og lukkes, når den ikke længere er nødvendig.

5. Behandlingssikkerhed

1. Clubroom gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, jf. artikel 32, under hensyn til risikoen for medlemmernes rettigheder. Foranstaltningerne er beskrevet i bilag C.
2. Clubroom bistår klubben med at overholde klubbens egne forpligtelser efter artikel 32.

6. Anvendelse af underdatabehandlere

1. Klubben giver med denne aftale en generel forhåndsgodkendelse til, at Clubroom anvender underdatabehandlere. De godkendte underdatabehandlere står i bilag B og på siden Underdatabehandlere.
2. Clubroom giver klubben skriftlig besked (i appen eller på e-mail) om tilsigtede tilføjelser eller udskiftninger af underdatabehandlere mindst 30 dage i forvejen, så klubben kan gøre indsigelse. Får Clubroom selv kortere varsel fra en underdatabehandler, giver Clubroom klubben besked hurtigst muligt.
3. Gør klubben saglig indsigelse, og kan parterne ikke finde en løsning, kan klubben opsige aftalen, før ændringen træder i kraft.
4. Clubroom pålægger underdatabehandlere de samme databeskyttelsesforpligtelser som i denne aftale og er fuldt ansvarlig over for klubben for deres opfyldelse.

7. Overførsel til tredjelande

1. Overførsel af personoplysninger til lande uden for EU/EØS sker kun efter instruks og i overensstemmelse med kapitel V i databeskyttelsesforordningen.
2. Klubben godkender de overførsler og overførselsgrundlag, der fremgår af bilag B.

8. Bistand til klubben

Clubroom bistår klubben med at besvare anmodninger fra medlemmer om deres rettigheder (kapitel III). Clubroom stiller blandt andet disse værktøjer til rådighed:

• medlemmer kan se og rette egne oplysninger via et personligt link
• medlemmer kan hente en kopi af deres oplysninger (JSON) og bede om sletning via et personligt link
• klubben kan eksportere medlemmer og betalinger (CSV) og behandle sletteanmodninger med en frist på 30 dage

Clubroom bistår desuden med sikkerhed, underretning om brud, konsekvensanalyser og forudgående høring, jf. artikel 32–36, i det omfang det er rimeligt.

9. Underretning om brud på persondatasikkerheden

1. Clubroom underretter klubben uden unødig forsinkelse og senest 48 timer efter at være blevet opmærksom på et brud på persondatasikkerheden, så klubben kan overholde sin egen frist på 72 timer over for Datatilsynet (artikel 33).
2. Underretningen indeholder så vidt muligt de oplysninger, klubben skal bruge for at anmelde bruddet til Datatilsynet, jf. artikel 33, stk. 3.

10. Sletning og returnering

1. Ved ophør sletter Clubroom klubbens personoplysninger som beskrevet i bilag D, medmindre EU-ret eller dansk ret kræver opbevaring.

11. Revision og inspektion

1. Clubroom stiller de oplysninger til rådighed, der er nødvendige for at påvise overholdelse af artikel 28 og denne aftale, og giver mulighed for revision, herunder inspektion, foretaget af klubben eller en revisor, som klubben har bemyndiget.
2. På klubbens anmodning giver Clubroom en skriftlig redegørelse for behandlingen og sikkerhedsforanstaltningerne, højst én gang om året, medmindre der er konkret anledning til mere.
3. Fysisk inspektion aftales med mindst 30 dages varsel. Clubroom har ingen egne serverrum; behandlingen sker hos underdatabehandlerne, og tilsyn med dem sker på grundlag af deres egne revisionserklæringer og certificeringer, som Clubroom stiller til rådighed efter anmodning.
4. Klubben betaler sine egne omkostninger og omkostningerne til en revisor, den bemyndiger. Clubroom betaler sine egne omkostninger.

12. Parternes aftaler om andre forhold

1. Parternes øvrige aftaler står i bilag D.

13. Ikrafttræden og ophør

1. Aftalen træder i kraft, når klubbens administrator accepterer den ved oprettelsen af klubrummet.
2. Aftalen gælder, så længe Clubroom behandler personoplysninger på klubbens vegne.
3. Clubroom varsler væsentlige ændringer i aftalen mindst 30 dage i forvejen i appen eller på e-mail. Ønsker klubben ikke ændringerne, kan den opsige aftalen, før de træder i kraft. Ændringer i bilag B sker efter punkt 6.

14. Kontaktpersoner

• Klubben: den administrator, der ejer klubrummet, og den e-mailadresse, der er registreret på klubben.
• Clubroom: hello@getclubroom.com

Bilag A — Oplysninger om behandlingen

Formål

At levere Clubroom til klubben: medlemsregister, kontingent og betalinger, e-mails til medlemmer, begivenheder med tilmelding, samtykker og sletteanmodninger.

Behandlingens karakter

Opbevaring, organisering, søgning, visning, eksport, afsendelse af e-mails, videregivelse af betalingsoplysninger til klubbens betalingsudbyder samt sletning.

Kategorier af registrerede

• klubbens medlemmer, tidligere medlemmer og personer, der melder sig ind via klubbens tilmeldingsformular
• personer på klubbens ventelister og den forælder, hvis e-mail et barns tilmelding bruger
• klubbens administratorer og bestyrelsesmedlemmer, når de optræder i klubbens aktivitetslog og betalinger

Typer af personoplysninger

• Stamoplysninger: medlemsnummer, navn, e-mailadresse, telefonnummer, sprog, medlemstype og indmeldelsesdato.
• Medlemsperioder: start- og slutdato, beløb, betalingsdato og hvordan perioden er opstået.
• Betalinger: navn og medlemsnummer på betalingstidspunktet, beløb, valuta, betalingsmåde (online via klubbens betalingsudbyder, bankoverførsel, MobilePay-nummer, kontant eller andet), udbyderens navn og referencer, betalingsreference, hvem der registrerede betalingen, samt annulleringer med begrundelse. Kortoplysninger behandles ikke.
• Klubbens egne felter: tekst, tal, dato, ja/nej eller valgmuligheder, som klubben selv definerer. Klubben bestemmer indholdet, se punkt 2.4.
• Mærker og segmenter: mærker på medlemmer og gemte filtre.
• Samtykker: samtykke til klubnyheder pr. e-mail med tidspunkt og kilde.
• Begivenheder: tilmeldinger (deltager, måske, deltager ikke, venteliste), tidspunkt for svar og fremmøde.
• Kommunikation: udsendte e-mails med emne, indhold, modtageradresse, afsender og svaradresse, samt hvilke velkomst- og påmindelsesmails et medlem har fået.
• Ventelister: navn, e-mailadresse, telefonnummer, fødselsdato og note fra tilmeldingen, hvilke lister og hvornår, plads i køen, tilbud og svar samt det årlige tjek af, om de stadig vil have en plads. En plads, som ingen siger ja til inden for 30 dage efter det årlige tjek, fjernes fra listen. Lukkede pladser slettes efter 90 dage, sammen med personen, når kun ventelisterne har deres oplysninger.
• Sletteanmodninger: medlemsnummer, status, kilde, eventuel begrundelse for afslag og, indtil kvitteringen er sendt, e-mailadresse og sprog.
• Aktivitetslog: hvem der har gjort hvad i klubben, med navne på de berørte medlemmer.
• Import: antallet af importerede medlemmer.
• Filer: ingen medlemsfiler i dag.

Særlige kategorier af personoplysninger (artikel 9), oplysninger om strafbare forhold (artikel 10) og CPR-numre er ikke omfattet, se punkt 2.4.

Varighed

Så længe klubben bruger Clubroom, og derefter som beskrevet i bilag D.

Bilag B — Underdatabehandlere

Klubben godkender ved aftalens indgåelse de underdatabehandlere, der står på siden Underdatabehandlere med navn, formål, placering og overførselsgrundlag. Listen er en del af denne aftale. Klubbens betalingsudbyder er ikke underdatabehandler for Clubroom, da klubben selv vælger udbyderen og har sin egen aftale med den, se Klubbens betalingsudbyder.

Bilag C — Instruks og sikkerhed

C.1 Behandlingens genstand og instruks

Clubroom behandler klubbens oplysninger for at levere de funktioner, klubben bruger, jf. bilag A. Klubbens handlinger i Clubroom (fx at importere medlemmer, sende en e-mail eller godkende en sletteanmodning) er instruks.

C.2 Sikkerhedsforanstaltninger

• Kryptering i transit: al trafik til appen og sitet går over HTTPS (TLS).
• Adskillelse mellem klubber: hver række i databasen er knyttet til én klub, og alle forespørgsler afgrænses til den klub, brugeren arbejder i.
• Adgangsstyring: administratorer har roller (ejer, administrator, bestyrelse), og handlinger som at ændre medlemmer kræver en bestemt rettighed. Administratorer logger ind med et link på e-mail, som udløber efter 15 minutter, eller med Google; der findes ingen adgangskoder. Sessioner udløber efter 30 dage.
• Logning: ændringer af medlemmer, betalinger, e-mails og indstillinger registreres i klubbens aktivitetslog med hvem og hvornår.
• Personlige links til medlemmer: links i e-mails er signeret og udløber, fx efter 3 dage for dataudtræk, 7 dage for sletning og 14 dage for rettelse af egne oplysninger.
• Filer: private filer kan kun hentes via signerede links, der udløber efter 5 minutter. Slettede filer fjernes efter 7 dage.
• E-mails: personlige links i afsendte e-mails fjernes fra Clubrooms kopi, når e-mailen er sendt.
• Spam-beskyttelse: tilmeldingsformularen har beskyttelse mod automatiske indsendelser.
• Driftsadgang: Clubrooms medarbejdere har et adskilt administrationsområde på eget domæne med egen login, kun for navngivne personer. Her vises klubber, administratorer, antal og de seneste hændelser, ikke medlemsregistret.
• Nøgler til betalingsudbyder: klubbens API-nøgler til dens betalingsudbyder krypteres (AES-256-GCM) med en nøgle, som databasen aldrig har adgang til. De logges aldrig og vises ikke igen, når de er gemt.
• Sikkerhedskopier: Clubroom tager hver dag en sikkerhedskopi af databasen, krypterer den med en nøgle, som kun Clubroom har offline, og opbevarer den i 7 dage i lagerudbyderens EU-region.
• Kryptering i hvile: databasen er krypteret (AES-256) hos databaseudbyderen, og sikkerhedskopier krypteres, før de forlader serveren. Filer er krypteret i hvile hos lagerudbyderen.

C.3 Behandlingssted

Behandlingen sker hos de underdatabehandlere og på de placeringer, der står i bilag B. Clubroom drives fra Danmark.

Bilag D — Andre forhold og sletning ved ophør

D.1 Sletning ved ophør

1. Klubben kan inden ophør eksportere medlemmer og betalinger (CSV).
2. Når aftalen ophører, sletter Clubroom klubbens personoplysninger senest 30 dage efter ophøret. Klubbens ejer kan slette klubben i appen; den kan gendannes i 30 dage og slettes derefter automatisk.
3. Oplysninger i sikkerhedskopier slettes, når sikkerhedskopierne udløber, dvs. senest 7 dage efter sletningen i databasen.
4. Clubroom bekræfter sletningen skriftligt over for klubben.

D.2 Opbevaring af betalinger

Betalingsoplysninger kan være bogføringsmateriale for klubben, som efter bogføringsloven skal opbevares i 5 år. Det er klubbens ansvar at opbevare det, fx ved at eksportere det inden ophør. Mens aftalen løber, sletter Clubroom ikke automatisk betalinger. Når et medlem slettes, fjernes navnet fra medlemmets betalinger, mens medlemsnummer, beløb, datoer og reference bevares. Afsendte e-mails mister modtageradresse og indhold, og aktivitetsloggen mister medlemmets navn.

D.3 Ansvar

Ansvar og ansvarsbegrænsning følger servicevilkårene. Begrænsningen gælder ikke Clubrooms ansvar over for de registrerede efter artikel 82 i databeskyttelsesforordningen.

D.4 Lovvalg

Aftalen er underlagt dansk ret. Tvister afgøres ved de danske domstole.