Har klubben flere sportsgrene eller aktiviteter, kan hver af dem få sin egen afdeling. Hver afdeling har sine egne medlemstyper, og et medlem kan have ét medlemskab i hver: fodbold og badminton, hver med sin egen pris, fornyelse og betaling. Kontingentperioderne bestemmer, hvornår medlemstyper, der fornyes pr. sæson, skal betales. Så kan fodbold opkræve halvårligt, mens badminton opkræver én gang om vinteren. En klub uden afdelinger mærker ingen forskel.
1. Opret jeres afdelinger
- Gå til Indstillinger › Afdelinger.
- Klik på Ny afdeling.
- Giv den et Navn, fx "Fodbold".
- Tjek Linknøgle. Den laves ud fra navnet og indgår i afdelingens indmeldelseslink. Ret den, hvis du vil have en kortere.
- Valgfrit: en Beskrivelse på en linje eller to, som vises på indmeldelsessiden, fx "Træning for alle aldre tirsdag og torsdag".
- Klik på Tilføj afdeling.
Indmeldelsessiden viser afdelingerne i samme rækkefølge som her. Brug Flyt op og Flyt ned under Mere for at ændre den.
Arkiver under Mere tager en afdeling af indmeldelsessiden. Medlemmer med afdelingens typer beholder dem, og du kan altid Gendan den igen.
2. Læg medlemstyperne i en afdeling
- Gå til Medlemskaber, og klik på Ny type eller på Rediger ved en type, I allerede har.
- Vælg typens afdeling under Afdeling, eller Hele klubben for en type, alle medlemmer kan have, fx et grundkontingent.
- Klik på Tilføj type eller Gem ændringer.
Under Medlemskaber står typerne derefter samlet pr. afdeling. To afdelinger må godt have en type med samme navn, så både fodbold og badminton kan have "Junior". Når medlemmer har betalt for en type, bliver den i sin afdeling.
3. Del en afdelings indmeldelseslink
Åbn Mere i afdelingens række under Indstillinger › Afdelinger, og klik på Kopier indmeldelseslink. Linket åbner indmeldelsessiden med afdelingen valgt på forhånd:
/join/<jeres klub>?department=fodbold
Sæt &type= og en types id bagpå, så er medlemskabet også valgt. Den, der åbner linket, kan stadig vælge om. Vil du kun tilbyde nogle typer og give dem, der melder sig ind, et mærke, så lav i stedet et indmeldelseslink under Indstillinger › Medlemmer. Se Indmeldelseslinks og indmeldelsen.
4. Meld sig ind i flere afdelinger
Har klubben afdelinger, spørger indmeldelsen først om afdelingen og derefter om et medlemskab i den. Medlemmerne ser det ord, der passer til den Klubtype, du valgte, da du satte klubben op: en sportsklub siger "sport", en kultur- eller hobbyklub "aktivitet", og alle andre klubber "afdeling".
- De vælger en afdeling og så et af dens medlemskaber. Har klubben kun én afdeling, går formularen direkte til medlemskaberne. Typer for hele klubben står under Andre medlemskaber.
- Vil de være med i mere end én, klikker de på Tilføj en sport mere (eller aktivitet eller afdeling) og vælger den næste. Hver valgt afdeling står over sine medlemskaber, og når der er flere, har hver et × til at fjerne den.
- De udfylder resten af formularen og klikker på Bliv medlem, eller Bliv medlem for 400 kr. med den samlede pris.
De får et medlemskab i hver afdeling, de har valgt. Koster medlemskaberne noget, har næste skærm en knap til hvert, fx Betal for Senior · 300 kr., og hver er sin egen betaling.
5. Et medlem tilføjer en afdeling senere
Et medlem skal aldrig melde sig ind forfra for at komme med i en afdeling mere:
- Deres medlemskort har Tilføj en sport (eller Tilføj en aktivitet eller Tilføj et medlemskab), så længe der er en afdeling, de ikke er med i endnu.
- Udfylder de indmeldelsen med deres e-mail og en afdeling, de ikke er med i, bliver intet gemt. I stedet får de en e-mail med den samme knap. Den offentlige formular afslører aldrig, om en e-mail allerede tilhører et medlem.
Linket virker i 14 dage. De vælger afdeling og medlemskab, klikker på Tilføj og betaler for hvert derfra. En afdeling, de har været med i før og afsluttet, åbnes igen med sine gamle betalinger og sin gamle reference.
6. Flere medlemskaber på medlemmets side
Åbn et medlem under Medlemmer. Medlemskaber viser hvert medlemskab med afdeling, type, betalt til og status:
- Tilføj medlemskab giver dem et medlemskab i en anden afdeling.
- Skift type flytter et medlemskab til en anden type i samme afdeling, fx fra Junior til Senior. Skal de over i en anden afdeling, afslutter du det her og tilføjer et nyt dér.
- Afslut under Mere stopper fornyelsen efter den Sidste dag, du vælger. Betalingerne bliver på medlemmets side.
Et medlem har betalt, så længe ét af deres medlemskaber er betalt. Hvert medlemskab får sine egne påmindelser, sit eget fornyelseslink og sin egen betalingsreference. Fra andet medlemskab får referencen et ekstra ciffer før det sidste, fx 1234-2601-2-7, så bankafstemningen kan kende dem fra hinanden. Når du klikker på Registrer betaling for et medlem med flere medlemskaber, vælger du under Betaling for, hvilket det gælder.
7. Opret kontingentperioder
Kontingentperioder er kalendere for, hvornår klubben opkræver kontingent, fx "Fodbold: februar til juli og august til januar". De bruges af medlemstyper, der fornyes med Sæsoner. Årlige og løbende typer bruger dem ikke.
- Gå til Indstillinger › Kontingentperioder.
- Klik på Ny kalender, og giv den et Navn.
- Vælg for hver periode, hvornår den Starter, og hvornår den Slutter. Er der ingen pause, så lad slutningen stå på Til den næste starter.
- Valgfrit: den dag, hver periode Opkræves. Det er Ved start, medmindre du vælger en anden dag, højst tre måneder før perioden starter.
- Klik på Tilføj en periode for den næste, op til 4 i alt, og til sidst på Tilføj kalender.
Den første kalender er klubbens standard og er mærket Standard. Havde I sat sæsoner op, før afdelingerne kom, er de nu jeres standardkalender. Standarden kan ikke arkiveres, men du kan rette dens perioder. Andre kalendere kan arkiveres under Mere, når ingen afdeling eller type bruger dem. Ændrer du en kalender, beholder de perioder, medlemmer allerede har betalt for, deres datoer.
8. Vælg kontingentperioder til en afdeling eller en type
En sæsontype følger sin egen kalender. Har den ingen, følger den afdelingens, og ellers klubbens standard.
- En afdeling: klik på Rediger ved den under Indstillinger › Afdelinger, og vælg Kontingentperioder. Klubbens standard beholder klubbens.
- En type: sæt Fornyes til Sæsoner i typens formular, og vælg Kontingentperioder. Den første mulighed følger afdelingens kalender, eller klubbens standard for en type for hele klubben. Vælg en anden til undtagelserne, fx de yngste, der kun betaler én gang om året.
Under valget kan du se de perioder, det giver. Medlemmer, der har betalt til en periodes slutning, tæller som betalt i pausen i deres egen types kalender, og påmindelserne tæller ned til den dag, næste periode starter. Se Fornyelser og påmindelser.
9. Eksport og filtre pr. afdeling
- Eksporter under Medlemmer giver to kolonner pr. afdeling, fx Fodbold: medlemskab og Fodbold: betalt til, og Hele klubben: medlemskab og Hele klubben: betalt til for typerne for hele klubben. Se Dataanmodninger og eksport.
- Statusfanerne, segmenterne og modtagerne af nyhedsbreve tæller et medlem med, når bare ét af deres medlemskaber har den status. Er man udløbet i badminton, men har betalt til fodbold, står man både under Udløbet og Betalt.
- Indberet jeres medlemstal til CFR giver et skema pr. afdeling.