Medlemmerne har ret til at se, hvad klubben har om dem, og til at bede om at få det slettet. I Clubroom spørger de fra deres eget medlemskort, og det meste klarer sig selv. I skal kun svare på anmodninger om sletning.
1. Et medlem beder om en kopi
Du skal ikke gøre noget.
- Under Dine data på sit medlemskort eller sin fornyelsesside klikker medlemmet på Send mig en kopi.
- De får en e-mail med Hent mine data. Linket virker i 3 dage.
- Filen har deres oplysninger, medlemsperioder, betalinger, svar på begivenheder, hvad de har sagt ja til, og deres svar på jeres egne felter.
Spørger et medlem jer på mail i stedet, kan de gøre det på samme måde: send dem deres kort med Send link under Mere. Se Medlemmernes egne links.
2. Et medlem beder om at blive slettet
- Under Dine data klikker medlemmet på Bed om at blive slettet.
- De får en e-mail med Bekræft sletning og bekræfter på den side, der åbner. Linket virker i 7 dage, så ingen kan spørge på deres vegne med et videresendt kort.
- Jeres administratorer får en e-mail med Åbn dataanmodninger. Medlemmets side og overblikket viser det også.
I har 30 dage til at svare. Anmodningen viser, hvornår fristen er, og hvornår den er overskredet.
3. Besvar anmodningen
- Gå til Medlemmer, og vælg Dataanmodninger under Mere.
- Find anmodningen under Venter på jer.
- Klik på Godkend og så Godkend og slet. Eller klik på Afvis, skriv en Begrundelse, og klik på Afvis og send mail.
Afvis kun, når klubben er nødt til at gemme oplysningerne, fx på grund af et beløb, der ikke er betalt. Medlemmet får jeres begrundelse på mail, så skriv hvorfor, og hvad de kan gøre. Uanset hvad får de svaret på mail, og det står under Besvaret.
4. Det fjerner en sletning
- Slettes: navn, e-mail, telefon og svar på jeres egne felter, uploadede filer, mærker, segmenter, samtykker og svar på begivenheder. Alle deres medlemskaber ophører.
- Gemmes: deres betalinger, i regnskabet med medlemsnummer men uden navn, i fem år, som bogføringsloven kræver. Aktivitet viser, at et medlem er slettet, men ikke hvem.
En sletning kan ikke fortrydes.
5. Slet uden en anmodning
Har nogen spurgt i telefonen eller til generalforsamlingen? Åbn medlemmet, og under Mere:
- Slet persondata: til alle, der vil glemmes. Det fjerner det samme som ovenfor.
- Slet medlem: kun til en, der er tilføjet ved en fejl. Deres betalinger bliver i regnskabet under deres navn.
6. Eksportér medlemslisten
- Gå til Medlemmer, og filtrér listen, hvis du kun vil have nogle af dem.
- Klik på Eksporter under Mere. Eller sæt flueben ud for medlemmer, og klik på Eksporter valgte i den bjælke, der dukker op.
Du får en CSV med medlemsnummer, navn, e-mail, telefon, fødselsdato, køn, medlemstype, status, indmeldt, betalt til, mærker og en kolonne for hvert af jeres egne felter. Har klubben afdelinger, får I også to kolonner pr. afdeling, fx Fodbold: medlemskab og Fodbold: betalt til, og Hele klubben: medlemskab og Hele klubben: betalt til for typerne for hele klubben. Den åbner i Excel, Numbers eller Google Sheets. Kun ejere og administratorer kan eksportere, fordi navne og e-mails forlader Clubroom.
Betalinger eksporteres fra Betalinger. Se Afstem bankoverførsler med medlemmer.