Medlemmerne har ikke en konto i Clubroom. I stedet har hver e-mail fra klubben links, der kun er deres: ét til at vise medlemskortet, ét til at betale, ét til at svare på en begivenhed. Hvert link åbner kun sin egen side for netop det medlem og holder op med at virke efter et stykke tid.
1. Kend linkene
- Mit medlemskab: én side med deres status, det de har betalt og links til alt det andet. Virker i 120 dage. Siden viser og linker; den ændrer ikke selv noget. I to uger efter den mail, den kom i, åbner Ret mine oplysninger formularen med det samme. Bagefter sender den medlemmet et nyt link på mail, og det gør Send mig en kopi af mine data og Bed om at blive slettet også, så kun indbakkens ejer kan gå videre.
- Medlemskort: deres kort med en status, der altid er opdateret, og en QR-kode. Virker i 400 dage.
- Forny: betaling for den næste periode. Virker i 60 dage.
- Opdater oplysninger: deres navn, telefon og sprog. Virker i 14 dage.
- Tilføj en sport (eller Tilføj en aktivitet eller Tilføj et medlemskab, efter jeres klubtype): et medlemskab i en anden af jeres afdelinger, oven i dem, de har. Virker i 14 dage.
- Begivenheder: deres kommende begivenheder, så de kan svare. Virker i omkring fire måneder.
- Afmeld: slå klubnyheder fra eller til igen. Virker altid.
Linkene kan ikke annulleres før tid. Derfor er det link, der ændrer personoplysninger, opdater oplysninger, holdt kort.
2. Her finder medlemmerne dem
- Velkomstmailen, når de melder sig ind, eller I tilføjer dem, har Se dit medlemskab og dine betalinger, Vis dit medlemskort og Opdater dine oplysninger og en knap til at betale, hvis de mangler at betale.
- Påmindelser om fornyelse og de fornyelseslinks, I sender, har Forny medlemskab og et link til deres medlemsside. Se Fornyelser og påmindelser.
- Invitationer og påmindelser om begivenheder har Svar eller Se dit svar. Se Begivenheder og svar.
- Hvert nyhedsbrev har Afmeld nederst.
- Mailen om at tilføje en afdeling har den samme knap. Den sendes, når nogen melder sig ind med et medlems e-mail til en afdeling, medlemmet ikke er med i. Se Afdelinger og kontingentperioder.
3. Det viser medlemssiden
Øverst står svaret på "er jeg betalt?", skrevet til medlemmet ("Ja, du har betalt"), og Forny kun hvis de mangler at betale. Er de med i flere afdelinger, får de et svar for hver. Betalt er grønt, snart udløbet gult, og udløbet eller aldrig betalt er rødt. Derunder er en knap til kortet, deres betalinger med den nyeste først og links til at opdatere oplysninger, få en kopi af deres data og bede om at blive slettet. Kvitteringer kommer på mail, når de betaler.
4. Det viser kortet
Kortet viser, hvem de er, deres medlemsnummer og medlemskab, og om det er gyldigt lige nu:
- gyldigt til en bestemt dato, med QR-koden, de viser ved døren,
- udløber snart eller er udløbet, med Forny dit medlemskab,
- ikke betalt endnu, for et medlem, der ikke har betalt første gang.
Status regnes ud, hver gang kortet åbnes, så et gammelt link aldrig viser et forældet "gyldigt". Bed medlemmerne gemme det som bogmærke eller føje det til hjemmeskærmen.
Har klubben afdelinger, har kortet også den knap, så længe der er en afdeling, de ikke er med i endnu.
Fra kortet kan de også Se og svar på deres kommende begivenheder og under Dine data bede om en kopi eller om at blive slettet. Se Dataanmodninger og eksport.
5. Tjek et kort ved døren
- Scan QR-koden på medlemmets kort med et hvilket som helst mobilkamera.
- Siden, der åbner, siger Gyldigt medlem, Medlemskab udløbet eller Ikke betalt endnu, med navn, nummer og hvor langt de har betalt. Et medlem med flere medlemskaber får en linje for hvert, fx fodbold betalt og badminton udløbet.
Ingen skal logge ind for at tjekke. Svaret regnes ud, når koden scannes, så selv et skærmbillede viser dagens status, ikke dagen, det blev taget.
6. Send et link igen
Er mailen væk, eller er linket udløbet? Send dem et nyt:
- Åbn medlemmet under Medlemmer.
- Vælg Send link under Mere for at sende det på mail, eller Kopier link for selv at sætte det ind i en sms.
- Vælg siden: medlemssiden (den er valgt som standard), deres kort, forny og betal (kun når de kan forny) eller ret oplysninger. Hver har en linje om, hvad den åbner.
- Åbn link viser siden i en ny fane, som medlemmet ser den, så du kan prøve den, før du sender. Kopier link virker også for et medlem uden mail.
Alle, der har et link, kan bruge det, så send det kun til medlemmet. Med et fornyelseslink kan man betale for dem, og med et link til at opdatere oplysninger kan man ændre deres navn og telefon.
7. Se, hvad et medlem har fået
Er du i tvivl om, hvorvidt et medlem har fået sin velkomstmail eller en påmindelse? Åbn medlemmet under Medlemmer. Under Aktivitet står alle de e-mails, klubben har sendt dem, blandet med det, der er ændret, med de nyeste øverst. Ved hver står datoen, og om den blev leveret eller afvist.
Klik på en e-mail for at læse den, som de fik den. Deres egne links er taget ud og står som [link fjernet], så ingen i teamet kan åbne deres kort eller ændre deres oplysninger herfra. Brug Send et link igen ovenfor til det.
E-mails gemmes i 90 dage. Derefter står emne og dato der stadig, men teksten er væk. Clubroom holder ikke øje med, om medlemmerne åbner e-mails eller klikker på links.
8. Det kan medlemmerne ikke ændre
Medlemmerne kan ikke selv ændre deres e-mail, fordi deres links og påmindelser bliver sendt dertil. Spørger de, så ret den selv: åbn medlemmet, og klik på Rediger.
Når et medlem fjernes fra klubben, holder deres links op med at virke, og hver side siger, at de ikke længere står på medlemslisten.