En begivenhed i Clubroom er alt, hvad medlemmerne skal møde op til: en sommerfest, en generalforsamling, en arbejdsdag i klubhuset. Medlemmerne svarer med ét tryk fra deres e-mail eller medlemskort, og du ser listen fylde op. Til en træning, der gentages hver uge, se Sådan styrer I et hold.
1. Opret begivenheden
- Gå til Begivenheder, og klik på Ny begivenhed.
- Giv det en Titel, og eventuelt en Beskrivelse og et Sted.
- Sæt, hvornår det Starter og Slutter. Tiderne er i klubbens tidszone.
- Valgfrit: antallet af Pladser. Står feltet tomt, er der ingen grænse.
- Valgfrit: Svar senest, en frist for svar. Uden en frist kan medlemmerne svare, indtil det starter.
2. Vælg, hvem det er for
Vælg én under Hvem er den for:
- Alle aktive medlemmer: dem, der har betalt, snart udløber eller er nye.
- Et segment: medlemmer i et af jeres gemte segmenter, fx et hold eller de frivillige.
- Alle: alle medlemmer, uanset status.
3. Send invitationen
- Lad Send en invitation på e-mail være slået til, og klik på Opret begivenhed.
- Alle i målgruppen, der får klubnyheder, får en e-mail med en Svar-knap.
Har du slået den fra, eller vil du vente? Åbn begivenheden senere, og klik på Send invitation, og så Send invitation igen for at bekræfte. Invitationen sendes én gang: medlemmer, der mister den, kan stadig svare fra deres medlemskort.
4. Sådan svarer medlemmerne
- De trykker på Svar i e-mailen eller åbner begivenheden fra deres medlemskort.
- De vælger Kommer, Måske eller Kommer ikke. De kan ændre det indtil fristen, eller indtil det starter.
- Er begivenheden fuld, kommer de på Venteliste, når de vælger Kommer. Melder nogen fra, rykker den første i køen op og får en e-mail om, at pladsen er deres.
Vil I have, at betaling betyder noget? Gå til Indstillinger › Medlemmer, og slå Udløbne medlemmer kan ikke sige ja til begivenheder til. Et medlem med et udløbet medlemskab ser så en besked på sin side med begivenheder i stedet for svarknapperne og kan ikke svare Kommer eller Måske, før medlemskabet er fornyet. Begivenheder, de ikke har svaret på, viser ingen knapper. På dem, de har svaret på, virker Kommer ikke stadig, og svaret bliver stående. Beskeden har en knap med Forny medlemskab, hvis jeres klub tager imod fornyelse online. Ellers beder den medlemmet kontakte klubben. Du kan stadig tilføje et svar for dem selv. Det gælder begivenheder for alle eller for et segment, der kan rumme dem, for begivenheder for medlemmer udelukker dem allerede.
Dagen før får alle, der kommer, en påmindelse med et link til at ændre deres svar, så en plads, de ikke kan bruge, går til en anden. En begivenhed, der oprettes med kort varsel, får påmindelsen på dagen.
5. Følg med i svarene
Åbn begivenheden under Begivenheder. Tallene øverst viser, hvor mange der kommer, måske kommer, ikke kommer og står på venteliste, og hvor mange pladser der er tilbage. Under Svar:
- Filtrér listen med Kommer, Måske, Kommer ikke eller Venteliste.
- Har nogen svaret i telefonen eller ved døren? Brug Tilføj et svar: find medlemmet, vælg svaret, og klik på Tilføj.
- Vil du ændre et svar for nogen, så åbn …-menuen på rækken, og vælg Markér som kommer, Markér som måske eller Markér som kommer ikke.
- Når det er gået i gang, sætter du Fremmøde på hver række til Mødte op eller Mødte ikke op.
Skal listen på papir eller i et regneark? Under Mere giver Eksporter svar en CSV med navne, e-mails, svar og fremmøde. Kun ejere og administratorer kan eksportere den.
6. Ret eller aflys den
- Klik på Rediger, ret det, du skal, og klik på Gem ændringer. Medlemmer, der har svaret, beholder deres svar.
- Lad Giv besked til medlemmer, der har svaret være slået til. Ændres tidspunktet, stedet eller antallet af pladser, får de, der kommer, måske kommer eller står på venteliste, en e-mail om, hvad der er ændret.
Vil I aflyse, så vælg Aflys begivenhed under Mere, og bekræft med Aflys begivenhed. Alle, der kommer, måske kommer eller står på venteliste, får besked om, at den er aflyst. En aflyst begivenhed kan ikke ændres eller genoprettes.