Fra Excel til medlemssystem: hvornår, hvordan og på én aften

De fleste foreninger starter med et regneark, og det er ikke en fejl. Et ark er gratis, alle kan åbne det, og med 30 medlemmer er der ikke meget at holde styr på. Problemet opstår ikke på én dag, men lidt efter lidt, indtil kassereren bruger hver søndag på at holde arket ajour. Her er, hvordan I ved, at det er tid, og hvordan I flytter uden at miste noget.

Tegn på, at I er vokset fra regnearket

• Der findes flere versioner. Kassereren har én, formanden en anden, og trænerne har en kopi fra sidste sæson. Ingen ved, hvilken der er rigtig.
• Kontingentet bliver afstemt i hånden. Hver indbetaling skal findes i kontoudtoget og krydses af i arket, og nogle betalinger kan ikke kobles til et navn.
• Påmindelser kræver en aften. Nogen skal filtrere på "ikke betalt", kopiere mailadresser og skrive den samme mail igen.
• CFR-tallet tager en weekend. Medlemmerne skal tælles efter alder og køn,¹ og fødselsdatoer mangler.
• Medlemmerne kan ikke selv rette noget. Hver ny adresse og hvert nyt telefonnummer går gennem én person.
• Arket ligger på en privat computer eller i en privat mail. Det gør det svært at overdrage, og det er personoplysninger om medlemmerne, som foreningen har ansvaret for.²

To eller tre af dem er nok. Det handler ikke om antallet af medlemmer, men om hvor meget tid de frivillige bruger.

Ryd op, før I flytter

Et system bliver ikke bedre end de data, I lægger ind. Brug en time på arket først:

1. Saml det i ét ark. Find den nyeste version, og flet de andre ind. Én række pr. medlem.
2. Fjern dubletter. Sortér efter navn og mail, og slet dobbelte rækker.
3. Markér udmeldte. Slet dem ikke endnu, men giv dem en kolonne, så I kan vælge, om de skal med.
4. Ét felt, én ting. Fornavn og efternavn i hver sin kolonne er rart, men vigtigst er, at telefon, mail og fødselsdato ikke står i samme celle.
5. Tjek mailadresserne. De fleste systemer bruger mailen til at sende opkrævninger og login. Medlemmer uden mail skal have en, fx en forælders.
6. Fødselsdato og køn. Hvis I skal indberette til CFR, skal I bruge dem. Det er nemmere at samle dem ind nu end i januar, hvor fristen for indberetningen er.³

Hvad et medlemssystem skal kunne

Det vigtigste er ikke antallet af funktioner, men at de daglige opgaver bliver lettere:

• Ét register, som alle i bestyrelsen arbejder i, med adgang efter rolle.
• Kontingent med automatisk afstemning, så det er systemet og ikke kassereren, der ved, hvem der har betalt.
• Påmindelser, der sender sig selv efter en plan, I har bestemt.
• Medlemmer, der selv opdaterer adresse, telefon og samtykker.
• Mails til grupper (et hold, en årgang, de der ikke har betalt) uden at kopiere adresser.
• Eksport, når I vil. Jeres data skal kunne komme ud igen som en almindelig fil.

Vi har skrevet en længere sammenligning i Bedste medlemssystem til foreninger.

Flyt på en aften

Flytningen behøver ikke være et projekt. Med et ryddet ark tager den typisk en aften:

1. Opret foreningen og medlemstyperne (fx senior, ungdom, passiv) med deres kontingent.
2. Importér arket. Gem det som CSV eller Excel, og læs det ind.
3. Tjek resultatet. Kig på ti tilfældige medlemmer, og sammenlign med arket.
4. Send velkomstmailen, når I er tilfredse, så medlemmerne kan logge ind og rette deres oplysninger.
5. Behold arket som en skrivebeskyttet kopi, indtil sæsonen og CFR-indberetningen er overstået. Slet det derefter, så personoplysningerne ikke ligger to steder eller bliver gemt længere end nødvendigt.⁴

Når I flytter til Clubroom

Clubroom læser arkets egne kolonner, så I behøver ikke omdøbe dem først. Kolonner, Clubroom ikke kender, kan blive til et felt, en kolonne med medlemstype bliver matchet til jeres typer, og kolonner med hold eller grupper bliver til tags. Udmeldte er fravalgt, medmindre I vælger dem, og en import kan fortrydes i 24 timer. Se Importér jeres medlemmer og Skift på en aften.