Importér jeres medlemmer fra et andet system

I behøver ikke taste jeres medlemmer ind. Eksportér listen fra det system, I bruger i dag, eller gem jeres regneark, så læser Clubroom den. Intet bliver gemt, før du har tjekket det. Flytter I hele klubben? Følg planen i Skift fra jeres nuværende system på en aften.

Før du går i gang

• Filen. En CSV- eller Excel-fil (.xlsx) med en række kolonnenavne. Titelrækker over den, fx klubbens navn og eksportdatoen, springes over, og oversigten siger hvor mange. De fleste systemer kalder det eksport til Excel. En gammel .xls-fil fra Excel skal først gemmes som .xlsx eller CSV.
• De systemer, vi kender. Clubroom genkender eksporter fra Conventus, Klubmodul, Holdsport, ForeningLet og MinForening på kolonnenavnene og matcher kolonnerne for dig. En fil fra alle andre steder virker også: så matcher du selv kolonnerne.
• Medlemstyper. Du behøver ikke oprette dem først. Importen matcher en kolonne med "Medlemstype" til jeres typer på navnet. Et navn, I ikke har endnu, vises under Medlemstyper i importen: match det til en af jeres typer, vælg Opret en ny type med en pris, eller importér de medlemmer uden type. En type, du opretter under importen, følger kalenderåret eller jeres standardkontingentperioder, hvis klubben har dem. Det kan du ændre, før du importerer.
• E-mail. Hvert medlem skal have en e-mailadresse. Det er sådan, Clubroom finder dubletter, og det er dér, deres links sendes hen.

Importér filen

1. Gå til Medlemmer, åbn Mere øverst på siden, og vælg Importer.
2. Træk filen ind på Træk din medlemsliste herind, eller klik på Vælg fil.
3. Under Match dine kolonner tjekker du, hvad hver kolonne er blevet til. Kommer filen fra et af systemerne ovenfor, står det øverst. Sæt de kolonner, du ikke vil have med, til Importer ikke.
4. Nederst i samme kort, under Andre kolonner i filen, vælger du, hvor resten skal hen ("Trøjestørrelse", "Bådcertifikat"): i et af jeres felter, i et nyt felt med Opret et nyt felt eller ingen steder med Importer ikke. Et nyt felt får kolonnens navn, og slagsen gættes ud fra værdierne; ret dem, hvis de er forkerte. En kolonne, der hedder det samme som et af jeres felter, går selv i det.
5. Under Tjek rækkerne kigger du fanerne igennem: Nye, Dubletter (findes allerede i Clubroom og springes over) og Kan ikke importeres (hver række siger hvorfor, ofte en manglende e-mail). Medlemmer, der er meldt ud, har deres egen fane, Udmeldte. De bliver ikke importeret, medmindre du slår Importér dem også til.
6. Over knappen tæller Hvis du sender en velkomst, hvad en velkomst vil gøre: hvem der bliver bedt om at betale, hvem der er udeladt, og hvad du bør tjekke først.
7. Klik på importknappen. Den tæller dem for dig: Importer 120 medlemmer. De får hverken velkomst eller påmindelser endnu.
8. Tryk på Send en velkomst til …, når de skal høre fra klubben, nu eller senere. Mangeårige medlemmer har det ofte bedst med at vente, til klubben selv har fortalt om skiftet. Hvert medlem får kun én velkomst.

Det kommer med

• Navn, e-mail og telefon. Et navn skrevet "Hansen, Jens" bliver til "Jens Hansen", og danske telefonnumre ryddes op til +45.
• Fødselsdato og køn, til den årlige optælling til DIF (se Indberet jeres medlemstal til CFR).
• Indmeldt og Betalt til. Betalt til giver hvert medlem deres nuværende betalte periode, så status er rigtig fra første dag. Perioden starter aldrig før indmeldelsen, så en, der meldte sig ind i november, tæller fra november. En kolonne som "Betalt" med Ja og Nej, x eller 1 og 0 virker også: vælg den dato, et ja er betalt til. Den er udfyldt med slutningen af jeres nuværende år eller sæson. Nej eller en tom celle betyder ikke betalt.
• Afdeling. Har klubben afdelinger, kobles en kolonne som "Afdeling", "Sport" eller "Department" til jeres afdelinger ud fra navn eller linknøgle, og medlemstypen findes så blandt afdelingens typer. En afdeling, I ikke har, gør rækken til Kan ikke importeres: tilføj den under Indstillinger › Afdelinger, eller ret stavningen. Findes et typenavn i mere end én afdeling, skal filen have kolonnen for at sige hvilken.
• Grupper. En kolonne som "Grupper" eller "Hold", eller "Afdeling" i en klub uden afdelinger, bliver til mærker, ét pr. navn, delt ved komma. Det er den hurtigste måde at få holdene med på (se Sådan styrer I et hold).
• Ét medlem pr. person. Nogle eksporter har en person med én gang pr. hold. Rækker med samme e-mail og samme navn bliver til ét medlem med alle deres grupper og den seneste betalt til-dato. Oversigten siger, hvor mange rækker der blev lagt sammen. Samme e-mail med et andet navn, fx en forælders e-mail på to børn, forbliver separate rækker: kun den første importeres, resten vises som dubletter.
• Hvem der er meldt ud. En kolonne som "Udmeldt", "Udmeldelsesdato", "Medlem" (Ja eller Nej) eller "Status" (Udmeldt, Inaktiv) siger, hvem der ikke længere er medlem. En udmeldelsesdato, der endnu ikke er nået, tæller som stadig medlem.
• Jeres egne felter. Hvert svar læses på feltets måde: "Ja", "x" eller "1" til ja eller nej, tal med komma eller punktum, datoer som de andre datokolonner. En værdi, der ikke passer, fx "XXL" i et enkeltvalg uden den mulighed, gør rækken til Kan ikke importeres med årsagen. Et svar i et enkeltvalg sætter også det mærke på, som valgmuligheden har.

Fortryd en import

Er noget galt? Klik på Fortryd import på skærmen efter importen eller på Fortryd på linjen Seneste import øverst under Medlemmer, og derefter Fortryd import. Så fjernes de importerede medlemmer igen. Du kan fortryde den seneste import i 24 timer; derefter sletter du medlemmerne et ad gangen fra deres egen side.

Medlemstyper og felter, som importen oprettede, forsvinder også, medmindre nogen stadig har typen, eller du siden har udfyldt feltet for nogen. Mærker, som importen oprettede, bliver liggende tomme. Slet dem under Indstillinger › Medlemmer, hvis I ikke skal bruge dem.