Kasserer i en forening: årets opgaver og en god overdragelse

Kassereren er ofte den, der bruger flest timer i bestyrelsen, og den post, der er sværest at besætte. Det skyldes sjældent, at opgaven er svær, men at den ikke er skrevet ned. Her er kassererens år i en typisk forening med kalenderår som regnskabsår, og hvordan I sikrer, at den næste kasserer kan tage over.

Kassererens år

Datoerne afhænger af jeres vedtægter, jeres regnskabsår og jeres kommune. Brug listen som skabelon, og ret den til.

• Januar: luk året. Afslut bogføringen for sidste år, afstem bankkontoen pr. 31. december, og indberet medlemstal til CFR senest 31. januar,¹ hvis foreningen er en idrætsforening, der skal indberette til CFR, som DIF, DGI og Dansk Firmaidræt driver sammen.² Tjek også, om jeres kommune har en frist for medlemstilskud i januar.
• Februar: regnskab og revision. Lav årsregnskabet, og send det til foreningens revisorer i god tid før generalforsamlingen.
• Februar til marts: generalforsamling. Fremlæg det reviderede regnskab og et budget med forslag til kontingent. Typisk er det generalforsamlingen, der godkender regnskabet. Tjek jeres vedtægter.
• Marts til april: tilskud. Tjek, hvornår jeres kommune har frist for tilskudsregnskab og lokaletilskud.
• Sæsonstart: kontingent. Send opkrævninger, og sæt påmindelser i gang, fx 14 dage efter forfald og igen en uge senere.
• Løbende: bogføring. Bogfør hver måned, og gem bilag for hver indtægt og udgift.
• Efterår: budget. Lav et udkast til næste års budget, så bestyrelsen kan se, om kontingentet skal ændres.

Kontingent og påmindelser

Kontingentet er for mange foreninger den største indtægt. Det, der gør den største forskel, er ikke satsen, men at alle betaler. Giv hver opkrævning en entydig betalingsreference, så indbetalinger kan afstemmes uden at gætte, og hav en fast plan for påmindelser. Læs mere i Hvad skal kontingentet være?.

Bogføring og bilag

En almindelig forening (en ideel forening uden erhvervsmæssig aktivitet) er som udgangspunkt ikke omfattet af bogføringsloven. Det ændrer sig ifølge Erhvervsstyrelsen, hvis foreningen driver erhvervsmæssig virksomhed ud over sine sædvanlige aktiviteter, og så gælder loven for den del, eller hvis den skal aflægge regnskab som betingelse for tilskud direkte fra staten eller EU. Tilskud gennem en lands- eller hovedorganisation tæller ikke med, og tilskud fra kommunen gør det heller ikke i sig selv.³

Selv når loven ikke gælder, skal I kunne dokumentere hver krone over for generalforsamlingen, revisorerne og kommunen. En god praksis er:

• Ét bilag pr. postering, med dato, beløb og hvad det dækker.
• Foreningens penge på foreningens konto. Aldrig på en privat konto.
• To personer om betalinger over et vist beløb, hvis jeres bank kan sætte det op.
• Bilag gemt i fem år fra udgangen af regnskabsåret, som bogføringsloven kræver for dem, der er omfattet.³

Regnskab og revision

Vedtægterne bestemmer, hvordan regnskabet skal revideres. Hvis foreningen får tilskud efter folkeoplysningsloven, skal vedtægterne også beskrive regnskabs- og formueforhold og valg af revisor.⁴ Revisorerne er typisk valgt af generalforsamlingen blandt medlemmerne. Giv dem regnskab, kontoudtog og bilag, og aftal en dato, så revisionen ikke bliver gjort aftenen før generalforsamlingen.

Tilskud og CFR

Får foreningen tilskud fra kommunen efter folkeoplysningsloven, skal der hvert år laves et tilskudsregnskab efter kommunens regler. Fra 1. januar 2026 skal det som minimum underskrives af de bestyrelsesmedlemmer, der tegner foreningen.⁵ Før skulle hele bestyrelsen skrive under. Kommunen fastsætter regnskabsperiode og frist og kan stille krav til regnskabets form og revision.⁶ Se Lokaletilskud og aktivitetstilskud.

Medlemstallet fra CFR bruges til at dokumentere idrættens omfang over for kommuner, fonde og beslutningstagere.¹ Det tæller aktive medlemmer, der er indmeldt og har betalt kontingent, og som har været indmeldt i mindst tre måneder af kalenderåret.² Se CFR-indberetning.

Overdragelse til den næste kasserer

Det dyreste ved et kassererskifte er det, der kun stod i den gamle kasserers hoved. Lav overdragelsen, mens begge er med:

1. Bankadgang. Få den nye kasserer på kontoen, og fjern den gamles adgang, når overdragelsen er færdig. Banken skal typisk se et referat fra generalforsamlingen eller bestyrelsens konstituering.
2. Andre aftaler. MobilePay, forsikring, forbund, kommunens tilskudsportal, CFR og medlemssystem. Skift kontaktperson og adgang alle steder.
3. Kassererårets kalender. Frister for kontingent, CFR, tilskud og regnskab, skrevet ned.
4. Bilag og regnskaber. Mindst de seneste fem år, samlet ét sted, der tilhører foreningen og ikke en person.
5. Åbne sager. Restancer, ubetalte regninger og tilskud, der venter på svar.

Gør overdragelsen til et punkt på bestyrelsens første møde efter generalforsamlingen, så den bliver til noget.

Med Clubroom

I Clubroom sender kontingentopkrævninger og påmindelser sig selv, bankoverførsler bliver matchet på referencen, og CFR-tallet bliver talt efter tremånedersreglen. Adgangen følger foreningen og ikke en person, så en ny kasserer bliver bare gjort til administrator. Se Opkræv kontingent og Overdrag klubben.

Det her er en generel gennemgang, ikke juridisk eller regnskabsmæssig rådgivning.