Indkaldelse til generalforsamling: regler, frister og skabelon

Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed.¹ Det er her, medlemmerne vælger bestyrelsen, godkender regnskabet og fastsætter kontingentet. En generalforsamling, der ikke er indkaldt efter vedtægterne, kan i princippet ikke gennemføres,¹ så det betaler sig at få indkaldelsen på plads.

Det er vedtægterne, der bestemmer

Der findes ingen almindelig foreningslov i Danmark.¹ Det er foreningens egne vedtægter, der siger, hvornår generalforsamlingen holdes, hvor længe før den skal indkaldes, og hvordan. Det første skridt er derfor altid at finde vedtægterne frem.

Får foreningen tilskud efter folkeoplysningsloven, skal den have vedtægter og en demokratisk opbygning.² DIF og DGI har standardvedtægter,³⁴ som foreninger kan bygge på, så reglerne ligner ofte hinanden.

Typiske frister

DIF's og DGI's standardvedtægter siger fx:³⁴

• Ordinær generalforsamling én gang om året, inden udgangen af en måned, som vedtægterne fastsætter.
• Indkaldelse flere uger før. DIF's standardvedtægter siger fire uger, DGI's skabelon for foreninger med flere idrætter mindst seks uger.
• Forslag fra medlemmerne i god tid, så de kan nå at komme på dagsordenen. DIF siger senest to uger før, DGI fire uger.
• Indkaldelsen sendes eller offentliggøres på den måde, vedtægterne siger, fx på mail, på hjemmesiden, på Facebook eller ved opslag.

Står der noget andet i jeres vedtægter, er det det, der gælder.

Hvad skal indkaldelsen indeholde?

En god indkaldelse har:

1. Dato, tidspunkt og sted.
2. Dagsordenen.
3. Fristen for forslag og hvem de sendes til.
4. Hvem der har stemmeret, hvis vedtægterne siger noget om det, fx alder eller betalt kontingent.³
5. Afsender: bestyrelsen.

Den faste dagsorden

Mange vedtægter har en fast dagsorden, der ligner denne:³⁴

1. Valg af dirigent og referent
2. Bestyrelsens beretning
3. Fremlæggelse af regnskab til godkendelse
4. Behandling af indkomne forslag
5. Fastsættelse af kontingent
6. Fremlæggelse af budget
7. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter
8. Valg af revisor og revisorsuppleant
9. Eventuelt

Under eventuelt kan der drøftes alt, men intet besluttes. Skal noget besluttes, skal det på dagsordenen som et forslag.⁴

Vedtægtsændringer og afstemninger

• Vedtægtsændringer kræver som regel et kvalificeret flertal, i DIF's og DGI's standardvedtægter 2/3 af de afgivne stemmer,³⁴ og forslaget bør stå i indkaldelsen eller på dagsordenen.
• Almindelige beslutninger træffes ved simpelt flertal.³
• Valg ved stemmelighed afgøres som hovedregel ved ny afstemning eller lodtrækning, hvis vedtægterne ikke siger andet.¹
• Skriftlig afstemning følger vedtægterne. I DIF's standardvedtægter skal den holdes, hvis fem medlemmer kræver det, og ved personvalg, hvis bare ét beder om det.³ I DGI's skabelon kan dirigenten bestemme det.⁴

Efter generalforsamlingen

Skriv et referat, der siger, hvad der blev besluttet under hvert punkt, hvem der blev valgt, og hvordan afstemningerne gik. Dirigenten skriver typisk under.³⁴ Referatet skal også bruges, hvis banken eller kommunen skal vide, hvem der tegner foreningen.

Husk at give banken og kommunens foreningsportal besked, hvis formand eller kasserer er skiftet.

Ekstraordinær generalforsamling

En ekstraordinær generalforsamling holdes, når bestyrelsen beslutter det, eller når en vis andel af medlemmerne beder om det skriftligt. Vedtægterne siger hvor mange og hvor hurtigt. I DIF's og DGI's standardvedtægter er det en femtedel af de stemmeberettigede, og den skal så holdes senest fire uger efter.³⁴

Gratis skabelon

Brug vores gratis indkaldelse til generalforsamling. Skriv dato, tid og sted, og få en færdig indkaldelse med den faste dagsorden og datoerne for, hvornår den skal ud, og hvornår forslag skal være inde. Bagefter kan I skrive referatet med det samme værktøj.

Skal kontingentet til afstemning, så læs Hvad skal kontingentet være?.

I Clubroom går indkaldelsen ud til alle medlemmer på mail, og I kan se, hvem den nåede.

Det her er en generel gennemgang, ikke juridisk rådgivning. Ved tvivl er det jeres vedtægter, der gælder.